Zmiana miejsca zatrudnienia nie wydaje się niczym nadzwyczajnym. Wszak kodeks pracy wyrazie stanowi, iż każdy ma prawo do swobodnie wybranej pracy. Niejednokrotnie jednak, opuszczając na stałe swoje dotychczasowe biurko, pracownikom zdarza się zapakować nie tylko wysłużony kubek na kawę i ramkę ze zdjęciem, zdobiącym dotychczas miejsce pracy, ale i materiały, z którymi jakoś trudno się rozstać. A to wycięty kiedyś artykuł z gazety, a to szczelnie wypełniony bazgrołami kalendarz, w którym skrupulatnie odnotowane zostały daty odbytych już spotkań, a który przecież może się jeszcze przydać, skoro do końca roku zostało kilka ładnych miesięcy, a to zrealizowane projekty, notatki, czy materiały pomocnicze – ot, na pamiątkę i z sentymentu. O ile brak wycinków z gazet nie przyciągnie raczej niczyjej uwagi, o tyle kopiowanie „na pamiątkę” wyników i przedmiotów swojej dotychczasowej pracy może nastręczyć byłemu już pracownikowi całkiem sporo kłopotów. Mowa tu o naruszenia praw do baz danych.

Czym jest baza danych? Mniej więcej każdy intuicyjnie potrafiłby sformułować definicję, widząc oczami wyobraźni konkretną bazę i jej szatę graficzną. Ot, zbiór informacji, ułożony w jakimś tam określonym porządku. Ustawodawca poszedł o krok dalej wskazując, iż baza danych oznacza zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości. Jak to zwykle u ustawodawcy bywa – definicja długa i zawiła. Tłumacząc „z polskiego na nasze”, jeśli ktoś poświęcił swój czas i pieniądze, żeby zebrać jakieś informacje i materiały, a następnie uporządkował je według pewnej metody, to znaczy że stworzył bazę danych i jest jej producentem.

Nie jest niczym nowym, iż organizacja działalności wielu przedsiębiorstw oparta jest na udostępnianiu pracownikom pewnych materiałów bazowych, pomocy naukowych i dydaktycznych, instrukcji, wzorów – wszystko po to, by zestandaryzować efekty ich pracy. Materiały te udostępniane są na dyskach sieciowych, nośnikach pamięci, czy choćby w chmurze tak, by każdy pracownik, któremu powierzona została do wykonania pewna praca, miał do nich swobodny dostęp. W miażdżącej większości przypadków pozyskanie powyższych materiałów, opracowanie schematów i wzorów, czy choćby zebranie pomocy dydaktycznych zajęło pracodawcy czas i wymagało poniesienia kosztów. Jeżeli zatem materiały te w formie elektronicznej zostały zebrane w zaplanowanej strukturze (tabele, nośniki, foldery, podfoldery, pliki), to mamy do czynienia z bazą danych.

A co to ma wspólnego z odchodzącym pracownikiem i kopiowaniem zawartości bazy „na pamiątkę”? Producentowi bazy danych przysługuje wyłączne i zbywalne prawo pobierania danych i wtórnego ich wykorzystania w całości lub w istotnej części, co do jakości lub ilości. Korzystanie z niej w ramach wykonywania stosunku pracy odbywa się na podstawie swego rodzaju licencji. Jednak jest ona udzielona tylko na czas trwania umowy o pracę. Po zakończeniu okresu wypowiedzenia, pracownikowi nie przysługują żadne prawa do elementów bazy danych pracodawcy, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie tj. korzystania do użytku osobistego, ale tylko z zawartości nieelektronicznej (dlatego kopiowanie bazy lub jej elementów na nośniki elektroniczne nie wchodzi w rachubę), w celach dydaktycznych, pod warunkiem, że są one niekomercyjne, bądź do celów na przykład postępowań sądowych i administracyjnych.

Producent, którego prawa do bazy danych zostały naruszone, może żądać od osoby, która naruszyła te prawa zaniechania naruszania, usunięcia skutków naruszenia, wydania uzyskanych korzyści, czy wreszcie naprawienia wyrządzonej szkody, przy czym ustawodawca przewidział, iż żądanie naprawienia szkody może być oparte na zasadach ogólnych, kiedy to przedsiębiorca dowodzi w jakiej wysokości szkodę poniósł, lub też poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej dwukrotności, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione – trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z bazy danych. Czyli jeśli przedsiębiorca zorientuje się, iż część lub całość bazy danych została skopiowana, ma prawo zażądać od byłego pracownika nawet trzykrotności opłaty licencyjnej, jakiej zażądałby, gdyby pracownik zwrócił się do niego o jej udzielenie. W zależności od zawartości bazy danych, wartości jej elementów, a także ilości skopiowanych danych odszkodowanie takie, w szczególnych wypadkach, może osiągnąć astronomiczną – z punktu widzenia byłego pracownika – wartość. Warto zatem pamiętać, czym jest baza danych i kiedy dochodzi do naruszenia praw producenta.